Privacyverklaring Soleo

Deze privacyverklaring is van toepassing op Soleo Groep B.V. en haar dochterondernemingen (hierna gezamenlijk: Soleo).

Soleo Groep B.V.
Leeuwenbrug 91,
7411 TH Deventer

Tel.: +31(0)88 777 08 88
Mail: info@soleo.nl
KvK: 71239294

Wie is verantwoordelijke voor de verwerking.

Soleo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, voor zover wij zelf het doel van en de middelen voor de verwerking bepalen.

Functionaris Gegevensbescherming / Data Protection Officer

Soleo heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. De DPO houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen onze organisatie en is het aanspreekpunt voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem dan contact op via dpo@soleo.nl.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer een onderneming binnen Soleo Groep zelf bepaalt voor welk doel en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u:

onze website bezoekt;
contact met ons opneemt;
een offerte of informatie aanvraagt;
solliciteert naar een functie;
klant, leverancier of zakelijke relatie bent;
een van onze locaties bezoekt.

Verwerking namens opdrachtgevers

Soleo verleent klantcontactdiensten aan verschillende opdrachtgevers. Daarbij verwerken wij ook persoonsgegevens namens deze opdrachtgevers. In die situaties bepaalt de opdrachtgever voor welk doel en op welke wijze de persoonsgegevens worden verwerkt en treedt Soleo op als verwerker. Voor informatie over die verwerking verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de betreffende opdrachtgever.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van uw contact met Soleo. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Websitebezoekers en contactaanvragen

Wanneer u onze website bezoekt of via de website contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

IP-adres;
browser- en apparaatgegevens;
bezochte pagina’s en cookievoorkeuren;
naam en contactgegevens;
bedrijfsnaam en functie;
de inhoud van uw vraag of bericht.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze cookieverklaring.

Klanten, leveranciers en zakelijke relaties

Wanneer u namens een organisatie contact met Soleo heeft, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam;
functie;
bedrijfsnaam;
zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
correspondentie, afspraken en contractgegevens;
betaalgegevens, factuurgegevens en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie.

Sollicitanten

Wanneer u solliciteert bij Soleo, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam, adres en contactgegevens;
curriculum vitae en motivatiebrief;
opleidings- en werkervaring;
beschikbaarheid;
aantekeningen en correspondentie over de sollicitatieprocedure;
overige gegevens die u zelf tijdens de procedure verstrekt.

Nieuwsbrieven en andere communicatie

Wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, evenement of andere communicatie, kunnen wij uw naam, e-mailadres, organisatie en communicatievoorkeuren verwerken.

Bezoekers van onze locaties

Wanneer u een locatie van Soleo bezoekt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor ontvangst, toegangsbeheer, veiligheid en beveiliging. Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, organisatie, contactpersoon, aankomst- en vertrektijd zijn.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Soleo verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
het uitbrengen van offertes en het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
het onderhouden van contacten met klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties;
het behandelen van sollicitaties en het werven van nieuwe medewerkers;
het verzenden van nieuwsbrieven en andere communicatie waarvoor u zich heeft aangemeld;
het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
het voeren van een financiële en zakelijke administratie;
het beveiligen van onze websites, systemen, informatie en locaties;
het verbeteren van onze website, dienstverlening en bedrijfsprocessen;
het behandelen van klachten, geschillen en verzoeken van betrokkenen;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden of voor een daarmee verenigbaar doel, voor zover de wet dit toestaat.

Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Soleo verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op een of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten. Dit geldt bijvoorbeeld bij een offerteaanvraag, sollicitatie of overeenkomst met een leverancier.

Wettelijke verplichting

Soms zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens te verwerken of te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die deel uitmaken van onze financiële administratie of nodig zijn om aan fiscale verplichtingen te voldoen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Soleo of een derde en uw privacybelang niet zwaarder weegt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij:

het onderhouden van zakelijke relaties;
het verbeteren en beveiligen van onze website en systemen;
het beveiligen van onze locaties;
het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en incidenten;
het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Bij deze verwerkingen wegen wij vooraf onze belangen af tegen de mogelijke gevolgen voor uw privacy.

Toestemming

In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of voor het langer bewaren van sollicitatiegegevens. U kunt uw toestemming altijd intrekken. De intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop u uw toestemming introk.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Soleo behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en verstrekt deze uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met onder andere:

leveranciers die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering, zoals IT- en softwareleveranciers;
partijen die betrokken zijn bij de hosting en beveiliging van onze systemen en websites;
accountants, adviseurs of andere dienstverleners voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden;
overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een derde namens Soleo persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn gemaakt over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Soleo verwerkt persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt wanneer hiervoor passende waarborgen zijn getroffen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrondslag.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of langer bewaren noodzakelijk is voor het afhandelen van een geschil of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

De belangrijkste bewaartermijnen zijn:

Categorie	Bewaartermijn
Contactverzoeken en offerteaanvragen	Maximaal 2 jaar na het laatste contact
Klant-, leverancier- en relatiesgegevens	Gedurende de overeenkomst en daarna zolang wettelijk noodzakelijk
Financiële administratie	7 jaar
Sollicitatiegegevens	Tot 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming
Nieuwsbriefgegevens	Tot afmelding

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Soleo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Onze beveiligingsmaatregelen bestaan onder meer uit:

toegangsbeveiliging en autorisatiebeheer;
versleutelde verbindingen waar passend;
monitoring en logging van systemen;
back-up- en herstelvoorzieningen;
beveiligings- en privacybewustzijn van medewerkers;
periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Daarnaast beschikken wij over procedures voor het melden en afhandelen van beveiligingsincidenten en datalekken.

Gebruik van AI en geautomatiseerde ondersteuning

Soleo maakt op onderdelen gebruik van digitale hulpmiddelen, waaronder toepassingen op basis van kunstmatige intelligentie (AI), om bedrijfsprocessen en dienstverlening te ondersteunen.

Wanneer AI wordt ingezet bij verwerkingen waarvoor Soleo verwerkingsverantwoordelijke is, gebeurt dit altijd onder menselijke verantwoordelijkheid en binnen de geldende wet- en regelgeving. AI wordt niet gebruikt om zonder menselijke tussenkomst besluiten te nemen die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Bij de inzet van AI beoordelen wij vooraf de privacy- en beveiligingsrisico’s en treffen wij passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, het gebruik van de website te analyseren en – indien u daarvoor toestemming geeft – uw gebruikservaring te verbeteren.

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe u uw cookievoorkeuren kunt wijzigen, vindt u in onze afzonderlijke cookieverklaring.